회사에서 오피스타를 도입한 지 6개월쯤 됐는데 어제 영업팀 동료가 재밌는 말을 했어요. “이제 야근할 때 커피머신 소리보다 키보드 소리가 먼저 안 들려”라고요. 사실 작년까지만 해도 매달 말일이면 부서 전체가 2시간 이상 추가 근무를 하는 게 일상이었거든. 시스템 교체 당시 3주간의 교육 기간이 부담스러웠는데 지금 생각하면 그 투자가 18배의 ROI를 만든 셈이에요.
업계에서 클라우드 기반 협업툴 도입률이 67%까지 올라간 요즘, 저희가 특별한 건 아니겠지? 그런데 인사팀 자료를 보니 전사 문서 처리 시간이 도입 전 평균 45분에서 19분으로 줄었더라고요. 외부 컨설팅 업체가 분석한 보고서에 따르면 자동화 워크플로우가 전체 업무량의 38%를 담당한다네. 특히 견적서 작성 시 이메링크스 연동 기능 덕에 고객 응대 시간이 22초 단축된 게 결정적이었어.
“진짜 세금 계산서 발급이 3분 만에 끝난다고?” 처음 들었을 때 의아했던 신입 사원 지민 씨가 이제는 시스템 없이 일하는 걸 상상 못한대요. 금융결제원 자료에서도 전자문서 처리 시스템이 기업당 연간 1,200시간을 절약한다고 발표했잖아. 우리 회사 실제 데이터를 보면 영업팀의 고객 응대 건수가 분기당 1,800건에서 2,400건으로 증가했으니 수치가 말해주는 거죠.
최근 경쟁사 B사 담당자가 놀라운 질문을 했어요. “우린 인력 15명 늘렸는데도 작년 실적이 7% 증가했거든? 너흰 인원 변동 없이 23%나 올린 거 어떻게 된 거야?” 그땐 그냥 웃어 넘겼지만 사실 오피스타의 실시간 데이터 동기화 기능이 영업회의 시간을 70% 절감시켰던 게 비결이었어. 마케팅 플래너 최 팀장 말대로 “시스템이 알아서 업데이트해주는 리포트 덕에 머리 아플 일이 반으로 줄었다”니까.
물류센터 장비 관리 기록을 보면 더 확실해져. 예전엔 월마감 때마다 3명이 6시간씩 물류 데이터를 정리했는데, 이제 IoT 센서와 연동된 대시보드에서 실시간 재고량이 99.8% 정확도로 표시되잖아. ERP 연계 과정에서 초기 투자비용 1,200만 원이 걸렸지만 4개월 만에 그 금액을 두 배로 회수했으니 이건 뭐… 계산기 두드릴 필요도 없는 거죠.
종종 신기술에 회의적인 분들이 물어보세요. “스마트 오피스 도입하면 실제로 사람 손길이 덜 가냐?”라면서요. 작년 12월에 있었던 대규모 감사 때를 예로 들면, 문서 검색 시간이 8시간에서 19분으로 줄어든 게 가장 큰 변화였어. 회계법인에서 제공한 자료에 따르면 디지털 변환 완료 기업의 감사 소요일수가 평균 11.7일 단축된다고 하던데, 우리는 정확히 14일을 앞당겼으니 데이터가 증명하는 셈이죠.
개인적으로 가장 만족스러운 건 예측 분석 기능이에요. 지난주에 고객사 C사와 진행한 프로젝트에서 머신러닝 알고리즘이 2주 차에 이미 리스크 요소 12개를 잡아냈거든. 덕분에 원래 3개월 예상했던 작업을 47일 만에 마칠 수 있었어. 동시에 진행한 4개 프로젝트 모두 예산 범위 내에서 마감했으니 이제 왜 글로벌 기업들의 82%가 AI 기반 협업툴을 도입하는지 이해가 가요.
아직도 가끔 사무실 복도에서 이런 말이 들려요. “옛날엔 한 시간 걸리던 게 지금은 15분이면 되네?” 처음 3개월간의 학습 곡선을 넘기자마자 나타난 변화더라고. IT 인프라 구축 전문가 김 대리가 계산해보니 전산 장비 교체 주기가 36개월에서 60개월로 늘어났대. 에너지 효율도 31% 개선됐다니 기술 도입의 부수적 효과까지 따지면 이익은 기하급수적이죠.
물론 모든 게 완벽하진 않아요. 지난달에는 API 연동 오류로 3시간 동안 시스템이 멈춘 적도 있었지만, 그동안 절약한 890시간을 생각하면 참을 만한 문제였어. 보안 강화를 위해 추가로 투입한 예산 450만 원도 데이터 유출 가능성 0.02%라는 수치를 보면 합리적인 선택이었고. 이제는 오후 6시에 컴퓨터 모니터 꺼지는 소리가 회식 약속 소리처럼 들릴 때가 있어요. 그게 바로 업무 효율화의 진짜 의미 아닐까요?